Organitzar un esdeveniment comporta molta feina, temps i una inversió econòmica important. Concerts, festivals, fires, congressos, esdeveniments esportius o actes corporatius requereixen mesos de planificació i la coordinació de diferents proveïdors, professionals i equips tècnics.
Però, tot i tenir-ho tot previst, poden aparèixer imprevistos que obliguin a cancel·lar, ajornar o interrompre l’activitat. En aquests casos, les pèrdues econòmiques poden ser molt elevades.
Per això, l’assegurança de cancel·lació d’esdeveniments s’ha convertit en una eina molt important per protegir organitzadors, promotors, empreses i entitats davant situacions inesperades.
Què és una assegurança de cancel·lació d’esdeveniments?
Una assegurança de cancel·lació d’esdeveniments és una pòlissa pensada per cobrir les pèrdues econòmiques derivades de la suspensió, interrupció o ajornament d’un acte per causes contemplades en el contracte.
El seu objectiu és protegir la inversió feta abans de la celebració de l’esdeveniment, així com determinats ingressos previstos que es poden veure afectats si l’acte no es pot dur a terme amb normalitat.
Aquest tipus d’assegurança pot ser útil en esdeveniments molt diversos, com ara:
- Concerts i festivals
- Fires comercials
- Congressos professionals
- Actes corporatius
- Esdeveniments esportius
- Representacions teatrals
- Activitats culturals o populars
- Jornades, trobades o presentacions d’empresa
Cada esdeveniment té unes característiques i uns riscos diferents, per això és important estudiar cada cas de manera personalitzada.
Quins riscos poden afectar un esdeveniment?
Encara que l’organització sigui impecable, hi ha situacions que poden escapar del control dels organitzadors. Alguns exemples habituals són:
- Condicions meteorològiques adverses
- Danys a instal·lacions, escenaris o recintes
- Problemes tècnics que impedeixin el desenvolupament de l’acte
- Absència inesperada d’artistes, ponents o participants principals
- Accidents durant el muntatge o la celebració
- Incidències de seguretat
- Problemes logístics
- Danys materials relacionats amb l’esdeveniment
- Reclamacions de tercers
Quan una d’aquestes situacions obliga a suspendre o modificar l’acte, els costos ja assumits poden ser difícils de recuperar.
Per què és important protegir la inversió?
Abans que un esdeveniment se celebri, ja s’han assumit moltes despeses: lloguer d’espais, escenaris, equips de so i il·luminació, campanyes de comunicació, artistes, ponents, personal tècnic, seguretat, muntatge, decoració o serveis auxiliars.
Si finalment l’acte no es pot celebrar, aquestes despeses poden convertir-se en una pèrdua important per a l’organitzador.
Una assegurança adequada ajuda a reduir aquest impacte econòmic i aporta més tranquil·litat a totes les parts implicades: organitzadors, promotors, patrocinadors, col·laboradors i empreses vinculades a l’esdeveniment.
Responsabilitat civil en concerts, fires i esdeveniments
A més de la possible cancel·lació o ajornament, un altre aspecte fonamental és la responsabilitat civil.
Durant un esdeveniment poden produir-se accidents, danys personals o materials a tercers, incidències amb assistents o problemes dins del recinte. Aquestes situacions poden derivar en reclamacions econòmiques importants.
Per aquest motiu, és molt recomanable revisar si l’esdeveniment disposa d’una cobertura de responsabilitat civil adequada, adaptada al tipus d’acte, al nombre d’assistents i als riscos específics de l’activitat.
No és el mateix organitzar una petita jornada empresarial que un festival a l’aire lliure, una fira amb expositors o un concert amb gran afluència de públic.
Fires, congressos i actes corporatius també necessiten protecció
Sovint pensem en concerts o festivals quan parlem d’assegurances per a esdeveniments, però les fires, congressos i actes corporatius també poden veure’s afectats per imprevistos.
Una cancel·lació d’última hora, danys als estands, problemes tècnics, incidències logístiques o dificultats amb proveïdors poden afectar directament l’organització i la imatge de l’empresa.
En aquest tipus d’actes, tenir una assegurança adaptada pot ajudar a afrontar la situació amb més capacitat de resposta i seguretat.
Una assegurança adaptada a cada esdeveniment
Cada esdeveniment és diferent i, per tant, no tots necessiten les mateixes cobertures.
Abans de contractar una assegurança de cancel·lació d’esdeveniments, és important analitzar aspectes com:
- Tipus d’activitat
- Durada de l’esdeveniment
- Ubicació
- Nombre previst d’assistents
- Infraestructura utilitzada
- Proveïdors implicats
- Existència d’escenaris, carpes o muntatges temporals
- Possibles riscos meteorològics
- Necessitats de responsabilitat civil
- Import de la inversió realitzada
Aquest estudi previ permet ajustar la pòlissa a les necessitats reals de l’acte i evitar tant cobertures insuficients com garanties que no siguin necessàries.
Prevenció i assegurança: dues peces clau
Una assegurança no substitueix una bona planificació, però sí que la complementa.
Els protocols de seguretat, la revisió tècnica de les instal·lacions, la coordinació amb proveïdors, els plans d’emergència i la correcta previsió logística són elements essencials per reduir riscos.
Ara bé, fins i tot amb una bona prevenció, sempre poden aparèixer imprevistos. Per això, combinar planificació i cobertura asseguradora és una manera intel·ligent de protegir l’esdeveniment des de l’inici.
Quan convé contractar una assegurança de cancel·lació d’esdeveniments?
Pot ser especialment recomanable quan:
- L’esdeveniment implica una inversió econòmica elevada.
- Hi ha contractació d’artistes, ponents o proveïdors externs.
- L’acte se celebra a l’aire lliure.
- Es preveu assistència de públic.
- Hi ha risc meteorològic o tècnic.
- Participen patrocinadors o col·laboradors.
- La cancel·lació podria generar pèrdues importants.
- Es necessita responsabilitat civil davant tercers.
En definitiva, com més complex és l’esdeveniment, més important és revisar-ne correctament la protecció.
ASFI Consultors: assessorament per protegir el teu esdeveniment
A ASFI Consultors t’ajudem a valorar quina assegurança pot adaptar-se millor al teu esdeveniment segons el tipus d’activitat, la ubicació, la durada, el nombre d’assistents i els riscos específics.
Treballem amb solucions asseguradores d’Occident per oferir protecció davant imprevistos que puguin afectar la celebració del teu acte i la inversió realitzada.
Organitzar un esdeveniment ja comporta prou responsabilitat. Comptar amb una assegurança adequada pot donar-te la tranquil·litat necessària per centrar-te en allò més important: que tot surti bé.
Organitzes un concert, una fira, un congrés o un acte corporatiu?
A ASFI Consultors t’informem sense compromís i estudiem el teu cas de manera personalitzada.