Una de les preguntes més habituals entre autònoms i petites empreses és aquesta: quines despeses em puc deduir realment? La resposta curta és que no n’hi ha prou que una despesa “tingui a veure” amb la feina. Perquè Hisenda l’admeti, ha d’estar vinculada a l’activitat, correctament justificada, registrada i imputada al període que correspon.
A la pràctica, molts problemes no venen tant d’una despesa clarament incorrecta, sinó de les zones grises: àpats, vehicle, telèfon, treball des de casa o compres mixtes entre ús personal i professional. Per això convé tenir clars els criteris bàsics abans de presentar impostos.
El primer que cal saber: no tot el que pagues pel negoci és deduïble automàticament
Perquè una despesa sigui fiscalment deduïble en activitats econòmiques, l’Agència Tributària exigeix quatre requisits bàsics: que sigui pròpia de l’activitat, que estigui convenientment justificada, que consti en la comptabilitat o en els llibres registre obligatoris i que estigui correctament imputada. Aquest és el filtre principal, i és el que marca la diferència entre una despesa deduïble i una que pot generar problemes en una revisió.
Això significa, per exemple, que un tiquet no sempre és suficient, que una compra personal no es converteix en professional només perquè s’hagi pagat amb el compte del negoci, i que una despesa sense relació clara amb els ingressos pot quedar fora.
Despeses que habitualment sí poden ser deduïbles
Hi ha despeses que, quan compleixen els requisits, acostumen a encaixar sense gaire controvèrsia: lloguer del local o despatx, material d’oficina, serveis professionals externs, quotes col·legials obligatòries, sous i cotitzacions, primes d’assegurances vinculades al personal, reparacions, subministraments afectes a l’activitat o despeses financeres relacionades amb el negoci. L’AEAT recull aquests blocs dins dels manuals d’activitats econòmiques i del rendiment net en estimació directa.
També és habitual poder deduir despeses de telefonia, internet, electricitat o aigua quan estan realment afectes a l’activitat. Ara bé, aquí és on entra una de les grans claus del tema: poder demostrar l’afectació real.
Treballes des de casa? Compte amb els subministraments
Quan l’autònom afecta parcialment l’habitatge habitual a l’activitat, els subministraments de la vivenda —com llum, aigua, gas, telefonia o internet— no es poden deduir sencers. El criteri general de l’IRPF és aplicar el 30% sobre la proporció de metres quadrats afectes a l’activitat respecte del total de l’habitatge, llevat que es pugui provar un percentatge superior o inferior.
Dit d’una manera simple: si treballes des de casa, sí que pots deduir una part d’aquests subministraments, però no de forma lliure ni total. És un punt molt habitual de confusió i convé calcular-lo bé.
Àpats i manutenció: sí, però amb condicions
Les despeses de manutenció del mateix autònom poden ser deduïbles en estimació directa, però només si es compleixen requisits concrets: han de ser del propi contribuent, s’han d’haver produït en el desenvolupament de l’activitat, s’han de fer en establiments de restauració i hostaleria i s’han d’abonar utilitzant mitjans electrònics de pagament. A més, l’import deduïble té límits diaris vinculats als que s’apliquen a les dietes exemptes del personal.
Per això, un cafè o un dinar “relacionat amb la feina” no és deduïble perquè sí. Sense justificació adequada, sense pagament electrònic o sense encaixar realment en l’activitat, és una de les partides més fàcils de discutir per part d’Hisenda.
El vehicle: una de les despeses que genera més dubtes
El vehicle és probablement una de les qüestions més sensibles. En IVA, l’Agència Tributària indica que, en general, els vehicles turisme es presumeixen afectes al 50% a l’activitat, de manera que aquesta és la deducció habitual del IVA suportat, tret que es pugui provar una afectació superior o inferior. En canvi, per a béns corrents, el criteri general de l’IVA exigeix ús exclusiu en l’activitat, mentre que en béns d’inversió la deducció va en funció del grau d’afectació.
A la pràctica, això vol dir que no convé donar per fet que cotxe, gasolina, reparacions o assegurança del vehicle seran sempre deduïbles al 100%. És una àrea on cal ser especialment prudent i analitzar cada cas segons l’ús real del vehicle i la documentació disponible.
Despeses que acostumen a donar problemes
Hi ha despeses que sovint es volen fer passar per deduïbles però que exigeixen molta cautela: roba no específica, compres amb ús mixt personal i professional, regals sense justificació clara, àpats sense traçabilitat, subministraments sense afectació acreditada o despeses pagades sense factura completa. També convé recordar que les multes i sancions, el recàrrec d’apremi i el recàrrec per presentació fora de termini no tenen la consideració de despesa fiscalment deduïble.
Tampoc no són deduïbles, amb caràcter general, els donatius i liberalitats, encara que la norma exclou d’aquest concepte certes atencions a clients o proveïdors, accions promocionals o despeses correlacionades amb els ingressos, amb els límits que preveu la normativa.
IVA i IRPF no sempre funcionen igual
Un error molt habitual és pensar que si una despesa és deduïble en IRPF també ho serà automàticament en IVA, o al revés. No sempre és així. En IVA, la deducció depèn de si el bé o servei està afecte a l’activitat i de les regles pròpies de l’impost; en IRPF, a més de la vinculació amb l’activitat, compten la justificació, el registre i la imputació correcta.
Per això, abans de considerar una despesa com a “deduïble”, convé revisar en quin impost l’estem analitzant i amb quin criteri. Aquesta diferència és clau, sobretot en qüestions com el vehicle, l’habitatge o algunes despeses mixtes.
Com evitar errors amb les despeses deduïbles
La manera més segura de treballar és aplicar tres filtres abans de comptabilitzar una despesa:
- És realment necessària o pròpia de l’activitat?
- Tinc una justificació correcta, preferiblement factura completa?
- Puc demostrar l’afectació professional si Hisenda m’ho demana?
Si la resposta a una d’aquestes preguntes és dubtosa, el més prudent és revisar-la abans de presentar impostos. Aquest enfocament evita molts errors que no es detecten fins que arriba un requeriment o una comprovació.
Conclusió
Saber què et pots desgravar i què no no consisteix a buscar “trucs”, sinó a aplicar bé els criteris fiscals. En general, una despesa només és deduïble si està vinculada a l’activitat, ben justificada, registrada i correctament imputada. A partir d’aquí, hi ha partides més clares i d’altres —com la manutenció, el vehicle o els subministraments de casa— que s’han de tractar amb especial cura.
A ASFI CONSULTORS t’ajudem a revisar les despeses del teu negoci, a separar bé què és deduïble i què no, i a portar la fiscalitat al dia amb criteri i seguretat.