Quan s’acosta el final de l’any, molts autònoms i empreses comencen a pensar en el tancament fiscal i comptable. Però abans de parlar d’impostos, models o terminis, hi ha una qüestió molt més bàsica i igualment important: tenir tota la documentació del negoci ben ordenada, actualitzada i disponible.
Fer aquesta revisió amb temps pot evitar presses d’última hora, errors, factures que queden fora, dades desactualitzades o incidències quan arriba el moment de preparar el tancament de l’exercici.
A ASFI Consultors et recomanem aprofitar els últims mesos de l’any per fer una revisió general.
1. Factures emeses i rebudes
Comprova que totes les factures de l’any estiguin correctament registrades.
És important revisar especialment:
-
Factures de clients que encara no s’han comptabilitzat.
-
Factures de proveïdors pendents d’entregar a la gestoria.
-
Factures rectificatives o abonaments.
-
Documents que hagin arribat per correu electrònic i que no s’hagin arxivat.
-
Despeses recurrents com subministraments, telefonia, lloguers o serveis professionals.
Una factura que queda fora de la comptabilitat pot afectar el resultat de l’activitat i les declaracions fiscals.
2. Justificants de despeses
No totes les despeses es poden justificar simplement amb un càrrec bancari.
Sempre que sigui possible, cal conservar la factura o document acreditatiu corresponent.
Per això, abans de tancar l’any, convé revisar si tens correctament documentades despeses com:
-
Material i equipament.
-
Combustible o desplaçaments relacionats amb l’activitat.
-
Lloguers.
-
Serveis professionals.
-
Subministraments.
-
Assegurances vinculades al negoci.
-
Formació.
-
Programari i eines digitals.
-
Manteniment i reparacions.
Cada activitat té les seves particularitats, per això és important valorar cada despesa segons el cas concret.
3. Moviments bancaris
També és recomanable comprovar que els moviments dels comptes bancaris relacionats amb l’activitat estan correctament identificats.
Ingressos sense documentació associada, transferències sense concepte clar o pagaments que no es poden relacionar amb una factura poden generar dubtes quan es prepara la comptabilitat.
Una bona conciliació bancària facilita molt el tancament de l’any.
4. Inversions i compres importants
Has comprat maquinària, ordinadors, mobiliari, vehicles o altres equips durant l’any?
Aquest tipus de compres poden tenir un tractament comptable i fiscal diferent d’una despesa ordinària.
Per això és important comunicar-les i conservar correctament:
-
La factura de compra.
-
El justificant de pagament.
-
La data d’adquisició.
-
La informació sobre l’ús que se’n fa dins de l’activitat.
Això permet determinar correctament si es tracta d’una despesa o d’un bé que s’ha d’amortitzar.
5. Préstecs, finançament i quotes
Si durant l’any has contractat algun préstec, rènting, lísing o una altra forma de finançament, comprova que la documentació estigui actualitzada.
És útil tenir localitzats els contractes, els quadres d’amortització i els justificants de les quotes pagades.
D’aquesta manera es poden diferenciar correctament conceptes com el capital, els interessos o altres despeses associades.
6. Personal i documentació laboral
Si tens treballadors, el final d’any també és un bon moment per revisar que la informació laboral estigui actualitzada.
Per exemple:
-
Contractes.
-
Modificacions de jornada.
-
Canvis salarials.
-
Altes i baixes.
-
Situacions d’incapacitat temporal.
-
Vacances pendents.
-
Dades personals o bancàries.
-
Altres variacions produïdes durant l’any.
Qualsevol canvi que afecti la relació laboral convé comunicar-lo a la gestoria tan aviat com sigui possible.
7. Dades del negoci
Durant l’any poden haver canviat aspectes que semblen petits, però que tenen importància administrativa.
Comprova si hi ha hagut modificacions en:
-
Domicili fiscal.
-
Domicili de l’activitat.
-
Telèfon o correu electrònic.
-
Comptes bancaris.
-
Activitat desenvolupada.
-
Local o establiment.
-
Socis o administradors.
-
Vehicles vinculats a l’activitat.
Mantenir aquestes dades actualitzades ajuda a evitar notificacions incorrectes o tràmits innecessaris.
8. Assegurances del negoci
El tancament d’any també és un bon moment per comprovar si les assegurances continuen adaptant-se a la realitat actual de l’empresa o de l’activitat professional.
Durant l’any pot haver augmentat la facturació, la plantilla, el valor de la maquinària o les existències. També pots haver canviat de local, incorporat vehicles o començat a prestar nous serveis.
Aquests canvis poden fer necessari revisar cobertures com:
-
Responsabilitat civil.
-
Assegurança del local o negoci.
-
Vehicles.
-
Maquinària i mercaderies.
-
Ciberriscos.
-
Protecció personal de l’autònom.
-
Assegurances vinculades als treballadors.
No es tracta només de tenir una pòlissa, sinó que aquesta continuï reflectint la realitat del negoci.
9. No ho deixis tot per al desembre
Una de les millors maneres de preparar un bon tancament d’any és començar amb temps.
Revisar la documentació durant octubre o novembre permet detectar possibles incidències i solucionar-les abans que arribi el període més intens de final d’any.
A més, facilita la feina de comptabilitat i permet disposar d’una visió més clara de la situació del negoci.
A ASFI t’ajudem a posar-ho al dia
Cada autònom i cada empresa té una realitat diferent. Per això, més enllà de tenir els papers ordenats, és important saber quina documentació és necessària en cada cas i quins canvis s’han de comunicar.
A ASFI Consultors t’ajudem en la gestió fiscal, comptable i laboral del teu negoci i també podem revisar les teves assegurances perquè continuïn adaptades a la teva activitat.
Si tens dubtes o vols revisar la teva situació abans d’acabar l’any, consulta’ns.
ASFI Consultors. T’ho expliquem fàcil.