Cuando se acerca el final del año, muchos autónomos y empresas empiezan a pensar en el cierre fiscal y contable. Pero antes de hablar de impuestos, modelos o plazos, hay una cuestión mucho más básica y también muy importante: tener toda la documentación del negocio bien ordenada, actualizada y disponible.
Hacer esta revisión con tiempo puede evitar prisas de última hora, errores, facturas que se quedan fuera, datos desactualizados o incidencias cuando llega el momento de preparar el cierre del ejercicio.
En ASFI Consultors te recomendamos aprovechar los últimos meses del año para hacer una revisión general.
1. Facturas emitidas y recibidas
Comprueba que todas las facturas del año estén correctamente registradas.
Es importante revisar especialmente:
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Facturas de clientes que todavía no se hayan contabilizado.
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Facturas de proveedores pendientes de entregar a la gestoría.
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Facturas rectificativas o abonos.
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Documentos que hayan llegado por correo electrónico y no se hayan archivado.
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Gastos recurrentes como suministros, telefonía, alquileres o servicios profesionales.
Una factura que queda fuera de la contabilidad puede afectar al resultado de la actividad y a las declaraciones fiscales.
2. Justificantes de gastos
No todos los gastos se pueden justificar simplemente con un cargo bancario.
Siempre que sea posible, es necesario conservar la factura o el documento acreditativo correspondiente.
Por eso, antes de cerrar el año, conviene revisar si tienes correctamente documentados gastos como:
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Material y equipamiento.
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Combustible o desplazamientos relacionados con la actividad.
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Alquileres.
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Servicios profesionales.
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Suministros.
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Seguros vinculados al negocio.
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Formación.
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Software y herramientas digitales.
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Mantenimiento y reparaciones.
Cada actividad tiene sus particularidades, por lo que es importante valorar cada gasto según el caso concreto.
3. Movimientos bancarios
También es recomendable comprobar que los movimientos de las cuentas bancarias relacionadas con la actividad estén correctamente identificados.
Ingresos sin documentación asociada, transferencias sin un concepto claro o pagos que no se puedan relacionar con una factura pueden generar dudas cuando se prepara la contabilidad.
Una buena conciliación bancaria facilita mucho el cierre del año.
4. Inversiones y compras importantes
¿Has comprado maquinaria, ordenadores, mobiliario, vehículos u otros equipos durante el año?
Este tipo de compras pueden tener un tratamiento contable y fiscal diferente al de un gasto ordinario.
Por eso es importante comunicarlas y conservar correctamente:
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La factura de compra.
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El justificante de pago.
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La fecha de adquisición.
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La información sobre el uso que se hace del bien dentro de la actividad.
Esto permite determinar correctamente si se trata de un gasto o de un bien que debe amortizarse.
5. Préstamos, financiación y cuotas
Si durante el año has contratado algún préstamo, renting, leasing u otra forma de financiación, comprueba que la documentación esté actualizada.
Es útil tener localizados los contratos, los cuadros de amortización y los justificantes de las cuotas pagadas.
De este modo se pueden diferenciar correctamente conceptos como el capital, los intereses u otros gastos asociados.
6. Personal y documentación laboral
Si tienes trabajadores, el final de año también es un buen momento para revisar que la información laboral esté actualizada.
Por ejemplo:
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Contratos.
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Modificaciones de jornada.
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Cambios salariales.
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Altas y bajas.
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Situaciones de incapacidad temporal.
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Vacaciones pendientes.
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Datos personales o bancarios.
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Otras variaciones producidas durante el año.
Cualquier cambio que afecte a la relación laboral conviene comunicarlo a la gestoría lo antes posible.
7. Datos del negocio
Durante el año pueden haber cambiado aspectos que parecen pequeños, pero que tienen importancia administrativa.
Comprueba si ha habido modificaciones en:
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Domicilio fiscal.
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Domicilio de la actividad.
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Teléfono o correo electrónico.
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Cuentas bancarias.
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Actividad desarrollada.
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Local o establecimiento.
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Socios o administradores.
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Vehículos vinculados a la actividad.
Mantener estos datos actualizados ayuda a evitar notificaciones incorrectas o trámites innecesarios.
8. Seguros del negocio
El cierre de año también es un buen momento para comprobar si los seguros siguen adaptándose a la realidad actual de la empresa o de la actividad profesional.
Durante el año puede haber aumentado la facturación, la plantilla, el valor de la maquinaria o las existencias. También puedes haber cambiado de local, incorporado vehículos o empezado a prestar nuevos servicios.
Estos cambios pueden hacer necesario revisar coberturas como:
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Responsabilidad civil.
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Seguro del local o negocio.
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Vehículos.
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Maquinaria y mercancías.
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Ciberriesgos.
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Protección personal del autónomo.
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Seguros vinculados a los trabajadores.
No se trata solo de tener una póliza, sino de que esta siga reflejando la realidad del negocio.
9. No lo dejes todo para diciembre
Una de las mejores maneras de preparar un buen cierre de año es empezar con tiempo.
Revisar la documentación durante octubre o noviembre permite detectar posibles incidencias y solucionarlas antes de que llegue el periodo más intenso de final de año.
Además, facilita el trabajo de contabilidad y permite disponer de una visión más clara de la situación del negocio.
En ASFI te ayudamos a ponerlo al día
Cada autónomo y cada empresa tiene una realidad diferente. Por eso, más allá de tener los papeles ordenados, es importante saber qué documentación es necesaria en cada caso y qué cambios deben comunicarse.
En ASFI Consultors te ayudamos en la gestión fiscal, contable y laboral de tu negocio y también podemos revisar tus seguros para que sigan adaptados a tu actividad.
Si tienes dudas o quieres revisar tu situación antes de acabar el año, consúltanos.
ASFI Consultors. Te lo explicamos fácil.